Het nieuwe jaar is aangebroken, en misschien bent u van plan om uw archief eens grondig op te ruimen. Maar welke papieren kunt u met een gerust hart wegdoen en welke moet u toch nog even bijhouden, voor het geval er in 2025 een controleur op de stoep staat? Laten we eens kijken naar wat, waar, hoe en hoelang u bepaalde documenten moet bewaren.

Welke documenten?

Voor zowel de Belastingen als de Btw zijn de boekhoudkundige documenten topprioriteit: denk aan jaarrekeningen, facturen, atteste, bankuittreksels, enzovoort. Maar ook contracten, bestelbons, leverbons, professionele agenda’s, briefwisseling, e-mails, aandelenregisters moeten een plekje krijgen in uw archief.

Op welke manier moet ik ze bewaren?

Of het nu op papier is, digitaal, of een mix van beide, de keuze is aan u.

Waar bewaar ik ze?

Ideaal gezien bewaart u alle papieren op de zetel van uw vennootschap. Tijdelijk uitlenen aan uw boekhouder voor bijwerking is geen probleem, maar permanent elders bewaren kan complicaties veroorzaken. Digitale documenten mogen wel ‘in de cloud’ bewaard worden, zolang er in België een gegarandeerde online toegang is.

Hoelang bewaren?

Tot voor kort moest u alle documenten zeven jaar bijhouden, maar sinds eind 2022 is deze termijn verlengd tot tien jaar. Deze verandering geldt voor boekjaren verbonden aan aanslagjaar 2023 en daarna. Er zijn echter uitzonderingen, zoals:

1. Documenten over onroerende goederen (gebouwen) moeten 15 tot 25 jaar bewaard worden.
2. Facturen van investeringen moeten bewaard blijven tot zeven of tien jaar na de laatste afschrijving.
3. Bij het inbrengen van een fiscaal overgedragen verlies, moet de boekhouding van dat specifieke jaar bewaard blijven, ongeacht hoe lang geleden dat was.

Wanneer begint deze termijn te tellen? Over het algemeen vanaf de eerste dag van het boekjaar na de afsluiting of opstelling van de documenten, met enkele uitzonderingen voor informaticasystemen en de tabel van bedrijfsmiddelen.

Wat met de getuigschriften?

Voor kinesitherapeuten bestaat er geen specifieke regelgeving, maar volgens artikel 1, § 8 van de nomenclatuur moeten verslagen, documenten, tracés, grafieken, protocollen van radiografieën en laboratoriumonderzoeken ten minste twee jaar bewaard worden. Patiëntendossiers moeten minstens vijf jaar na het laatste contact bewaard blijven, en het tweede exemplaar van getuigschriften voor verstrekte hulp met fiscale waarde moet zeven jaar bewaard worden.

Wat mag u dus in 2025 weggooien?

In principe kunt u alles van 2017 of eerder in 2025 opruimen, met enkele uitzonderingen. Facturen van investeringen en boekhoudingen met fiscale verliezen moeten langer bewaard worden, alsook alle documenten mbt gebouwen. Voor wat betreft de dubbels van de getuigschriften mag u dus ook alles van 2017 of eerder wegdoen.

Bron: www.axxon.be en Tips & Advies